Программа семинара Константина Ивашкова «Порядок в делах. Приводим дела в порядок и управляем ими»



Резюме

• Знакомство с современным инструментарием управления скоростью и эффективностью работы в условиях цейтнота.
• Освоение системы комплекса работающих инструментов, повышающих темпы и улучшающих результаты работы в условиях нехватки времени.
• Выбор и применение инструментов конкретно под свою деятельность, создание свою личной системы «Порядок в делах».

 

Аудитория 

• Руководители, собственники, личные ассистенты (помощники) руководителя, менеджеры, руководители проектов, работники предприятий, фрилансеры, профессионалы (специалисты) 
• Малый, средний бизнес, стартапы, команды проектов
• Государственные организации
• Некоммерческие организации
• Образовательные и научно-инженерные организации

 

Результат 

• Получаем широкое системное представление о том, как и какими современными инструментами можно управлять скоростью и резко повышать результативность нашей работы.
• Получаем возможность выбрать инструменты под себя и создать свою личную - под себя, свою компанию, команду, проект - систему "Порядок в делах".
• Прорабатываем автоматизированную (безбумажную) систему взаимодействия руководитель-помощник (руководитель-подчиненный, руководитель-команда проекта).
• Получаем в компактном виде информацию по широкому спектру методик и инструментов и можем принять решение:
  • Просто принять к сведению, запомнить на будущее для себя или расширить свои знания для применения в дальнейшем при работе с подчиненными, подрядчиками и т.п.
  • Самостоятельно более глубоко изучить методику и построить свою личную систему "на всю жизнь".
  • Делегировать знания и навыки: направить личного помощника (или подчиненных) на групповой или индивидуальный тренинг и персональную настройку всех систем на конкретного человека / бизнес / проект / команду.
• В последних двух случаях предлагается участие либо в групповом тренинге "Порядок в делах. Приводим дела в порядок и управляем ими" (2 дня), либо на индивидуальный тренинг (3 дня) с последующим персональным сопровождением (коучингом) до полного усвоения навыков и внедрения системы.

 

Продолжительность

• 8 часов (1 день). 

Программа

• Анализ проблемы: информации и задач много, времени мало, на столе гора бумаг, я вечно в аврале!

• Структура решения: делим на участки 

○ Управление информацией: бумаги, файлы, события, контакты, задачи 

○ Управление временем: календарь, события, задачи

• Обзор методов работы: старые, новые, тренды, как выбрать лучшее

○ Работа «как обычно» (бумажный ежедневник, телефон, …)

○ Переход «на цифру» - это очень просто

○ Облака, соцсети, новые приложения - инструменты на сегодня и завтра, степень свободы

• Готовая современная методика системы организации моей работы на основе облачных сервисов MS Office 

○ Система работы с информацией 

  • Матрица Эйзенхауэра 
  • Работа по задачам (Задачи, Календарь) 
  • Периодические протоколы (регламенты) 
  • Входные сигналы
    □ Бумажный документ
    □ Электронный документ (файл, письмо, сообщение)
    □ Устная информация
  • Регистры хранения
    □ Бумага
        Планшет (Сегодня)
    □ Бумажный архив
    □ Файловая система
        Папка Изучить
        Smart папки
    □ OneNote
        Заметки на полях
        Сегодня
        Проекты
        Участки
    □ Outlook
        Почта
        Календарь
        Задачи
        Контакты
  • Оборот информации, принципы, методы
  • Операционный день 

 

○ Организация хранилищ (мест хранения электронной информации)

  • Workstations
  • Servers
  • OneDrive
    □ Учетные записи
    □ Синхронизация
    □ Общий доступ
    □ Office 365
  • Exchange Server
    □ mail
    □ Outlook 

 

○ Эффективная работа с компьютером

  • Настройки и принципы работы
    □ Рабочий стол
    □ Панель управления
    □ Панель Пуск
    □ Проводник   
  • Параметры Windows
  • RDP
  • TeamViewer

○ Коммуникации

  • Skype
  • Viber
  • Telegram
  • WhatsApp и др.

 

○ Работа с файлами

  • SMART папки, методика работы
  • Создание, редактирование, правила
  • Наименование файла
  • Ярлыки, гиперссылки
  • Однородные объекты

 

○ Работа с браузером (IE, Edge, Chrome)

  • Настройки
  • Избранное
  • Надстройки
  • Закрепление вкладок

 

○ Работа с Outlook

  • Почта
    □ Входящие, принцип обработки
    □ Папка К исполнению
  • Календари
    □ Принципы планирования: год, неделя, день
    □ Приоритеты, матрица Эйзенхауэра
    □ Задачи, встречи, периодические, разовые
    □ Цветовая дифференциация
    □ Занятость
    □ Связь с OneNote
    □ Поле Задачи
    □ Планирование недели, дня
    □ Операционный день, неделя
  •  Контакты
    □ Общие принципы работы, связи с другими элементами  

 

○ Работа с OneNote

  • Структура книги: группа разделов, раздел, страница, подстраница, подподстраница
  • Шаблон книги, работа с разделами
  • Теги: важность, сделано, цветовая дифференциация
  • Перекрестные ссылки, гиперссылки
  • Вырезка: экран, браузер - клипы
  • Общие принципы работы с информацией и задачами

 

○ Эффективная работа с документами Office

  • Особое внимание
    □ Word
    □ Excel
  • Дополнительно
    □ Параметры
    □ Панель быстрого доступа
    □ Правила оформления - ГОСТ Р 

 

○ План развития: рекомендации по системному самостоятельному изучению предметов

  • Предметы
    □ Тайм менеджмент
    □ Управление задачами
    □ Основы бухгалтерского учета (БУ)
    □ Документационное обеспечение управления ДОУ)
    □ Управление проектами (PM BOK, Agile, Scrum)
    □ Mind Mapping
    □ Слепая печать
    □ Скорочтение и т.д. 
  • Программное обеспечение
    □ OneNote
    □ Outlook
    □ Word
    □ Excel
    □ Project и т.д.
  • Специальное ПО
    □ СЭД (Директум и пр.)
    □ КонсультантПлюс
    □ 1С